Должностная инструкция секретаря директора

Инструкция для должности "Секретарь директора (руководителя)" соответствует требованиям Справочника квалификационных характеристик профессий работников.

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению ____________________ с соблюдением требований Кодекса законов о труде Украины и действующего законодательства о труде.

3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно _______________.

4. ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Секретарь руководителя:

1. Выполняет функции, включающие обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации, предприятия, учреждения.

2. Проводит работу с документальной информацией и документами, необходимыми для руководства, управления и взаимодействия структурных подразделений.

3. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

4. Эффективно использует средства вычислительной, печатной и другой офисной техники.

5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, создает благоприятные условия для его эффективной работы.

6. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание.

7. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация и др.), оформляет протоколы.

8. Передает и принимает информацию по приемно-передающих устройств.

9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя, осуществляет систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядке и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

10. Следит за сроками и определяет причины несвоевременного выполнения поручений, взятых на контроль, информирует руководителя о состоянии их выполнения.

11. Принимает документы на подпись руководителем и личные заявления работников.

12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

14. Изучает опыт по делопроизводству, документоведения и использование организационной техники, применяет современные технические средства и технологические процессы обработки документов и документной информации.

15. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

16. __________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных недостатках в деятельности предприятия и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

6. ___________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим законодательством Украины.

2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством о труде Украины.

4. ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

V. Секретарь руководителя должен знать:

1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие руководящие материалы по ведению делопроизводства.

2. Организацию и содержание работы руководителя.

3. Правила пользования техническими средствами обработки документов, устного и письменного документной информации, компьютерами и печатными машинами.

4. Технологические процессы обработки информации.

5. Стандарты систем организационно-распорядительной документации.

6. Деловой язык и этику служебных отношений.

7. Правила внутреннего трудового распорядка.

8. ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

VI. Квалификационные требования

- Полное общее среднее образование. Профессионально-техническое образование без требований к стажу работы или получения профессии непосредственно на производстве и стаж работы по профессии секретаря-машинистки менее 1 года.

- _____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

VII. Взаимоотношения (связи) по должности

1. При отсутствии секретаря руководителя его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которая приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Для выполнения обязанностей и реализации прав секретарь руководителя взаимодействует:

2.1. С ________________________________ по вопросам :_______________________
(должность)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

2.2. С ________________________________ по вопросам :______________________
(должность)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________.