Посадова інструкція секретаря директора

Інструкція для посади "Секретар директора (керівника)" відповідає вимогам Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

I. Загальні положення

1. Секретар керівника належить до професійної групи «Технічні службовці».

2. Призначення на посаду секретаря керівника та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства за поданням ____________________ з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

3. Секретар керівника підпорядковується безпосередньо _______________.

4. ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

II. Завдання та обов'язки

Секретар керівника:

1. Виконує функції, що включають забезпечення і обслуговування роботи керівника організації, підприємства, установи.

2. Проводить роботу з документальною інформацією і документами, необхідними для керівництва, управління і взаємодії структурних підрозділів.

3. Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

4. Ефективно використовує засоби обчислювальної, друкарської та іншої офісної техніки.

5. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, створює сприятливі умови для його продуктивної роботи.

6. Організує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

7. Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації тощо), оформляє протоколи.

8. Передає і приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв.

9. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім'я керівника, здійснює систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

10. Пильнує за строками і визначає причини несвоєчасного виконання доручень, узятих на контроль, інформує керівника про стан їх виконання.

11. Приймає документи на підпис керівником і особисті заяви працівників.

12. Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

13. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

14. Вивчає досвід з діловодства, документознавства і використання організаційної техніки, застосовує сучасні технічні засоби і технологічні процеси оброблення документів і документної інформації.

15. Виконує окремі службові доручення керівника.

16. __________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

III. Права

Секретар керівника має право:

1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

6. ___________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

IV. Відповідальність

Секретар керівника несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією інструкцією,— в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності,— в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За завдання матеріальної шкоди — в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

4. ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

V. Секретар керівника повинен знати:

1. Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали з ведення діловодства.

2. Організацію і зміст роботи керівника.

3. Правила користування технічними засобами оброблення документів, усної та письмової документної інформації, комп'ютерами і друкарськими машинами.

4. Технологічні процеси оброблення інформації.

5. Стандарти систем організаційно-розпорядчої документації.

6. Ділову мову і етику службових стосунків.

7. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

8. ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

VI. Кваліфікаційні вимоги

 — Повна загальна середня освіта. Професійно-технічна освіта без вимог до стажу роботи або одержання професії безпосередньо на виробництві і стаж роботи за професією секретаря-друкарки неменше 1 року.

 — _____________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

1. За відсутності секретаря керівника його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.

2. Для виконання обов'язків та реалізації прав секретар керівника взаємодіє:

2.1. З ________________________________ з питань:_______________________
                    (посада)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

2.2. З ________________________________ з питань:______________________
                    (посада)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________.